Toplantıların teknik yönleri de insanî ve iletişimsel yönleri de gerektiği gibi olmadıkça toplantılar verimsiz, iç ve dış müşteriye verilmesi gereken zamanı çalan, bezdirici ve ‘iş olsun diye’ vakit öldürülen platformlar olarak, işletmelere doğrudan zarar yazmaktadırlar. Buna karşılık; daha az sayıda, çok daha kısa süren, verimli toplantılar ise, koordinasyonu, bilgileşmeyi, çok sağlam ‘yeni fikirleri’ her anlamda sinerjiyi en önemlisi de takım olma bilincini artırmaktadır. Stratejik Eğitim ve Danışmanlık firmasından Uzman Eğitmen & Kıdemli Danışman Sayın Ahmet Levent Öner toplantıların hem teknik hem de insanî ve iletişimsel yönlerden verimli geçmesinin sırlarını paylaşıyor.

İş yaşamında sıkça karşılaşılan sözlerden biri; “Falan şahsa ulaşamadım. Ne zaman arasam adam toplantıda…” veya bu anlamdaki benzer sözlerdir. 
Stratejik Eğitim ve Danışmanlık firmasından Uzman Eğitmen & Kıdemli Danışman Sayın Ahmet Levent Öner toplantılarla ilgili çarpıcı iki örnekle konuşmasına başlıyor: “Önemli ve büyük bir gıda işletmemizde bir danışmanlık çalışması yapıyordum. Genel Müdür Yardımcısı; gerçekten müşteriye yönelik ve hizmet bilinci ile dopdolu, “Adam gibi adam”dı. Çok iyi bir yönetici ve eğitici idi. Bu Genel Müdür Yardımcısı; bir gün, rutin bir sunum esnasında kendisinden çekinen ve bunu ifade eden Satış Temsilcisine, tüm içtenliği ile şöyle demişti: “Benden çekinmeyin, müşteriden çekinin ve korkun, onunla görüşür veya onlara takdim yaparken çekinip, tatlı bir heyecan duysanız yeridir. Ancak ben sizlerin hizmetindeyim ve zurnanın son deliğiyim. Çocuklar; ben Genel Müdür Yardımcısı olarak; Grup Müdürlerine, Grup Müdürleri, Bölge Müdürlerine, onlar da sizlere hizmet ediyorlar ve bu hizmeti en iyi şekilde yapmakla mükellefler… Neden derseniz. Cevabı açık. Sizler de müşteriye çok daha iyi hizmet ederek, onları meftun edin, mamullerimize, firmamıza ve fakat en önce kendinize bağlayabilin diye. Tamam mı?”
Evet bu ifade dün gibi hatırımda. İçten, duru, abartmadan söylenmiş; doğru ve motive edici bir ifade. Değil mi?
Bunu anlatma nedenim, aynı işletmede, bu yöneticiye rağmen şahit olduğum bir başka olaydır. Evet oldukça başarılı ve o dönemde çok hızlı bir ivme ile pazar payı kazanan bu işletmede bir gün; önemli bir müşterinin, bir Bölge Müdürü’ne şöyle bağırdığını hatta ‘çemkirdiğini’ gördüm:

“…………. Bey olmuyor ama. Ben sizin Antalya bölgesindeki en iyi müşterilerinizden birisiyim değil mi? Yahu ne zaman siz de dahil birisini arasam, hep toplantıdasınız. Hep toplantıda… Olmuyor böyle. Vallahi olmuyor. Aranızda toplanıp hiçbir şey O elde edemezsiniz. Daha iyi işler, daha iyi satışlar istiyorsanız aranızda toplanıp, konuşup duracağınıza daha sık ve daha çok yanımıza gelin. Tamam mı?”

İŞ YAŞAMINDA VAKİT CELLADI OLAN TOPLANTILAR!
Bence çok önemli, yine çok içten ve gerçek bir uyarıydı. Öyle ya; bağırıp çağıran, üstelik “haklı da olan” müşteri olunca, bu sözlerde herkesin alması gereken dersler vardır diye düşünüyorum. Buradan hareketle; iş yaşamında vakit celladı olan toplantılara değineceğim. Daha da başarılı olun ve açıkça ifade edilmese de yukarıdaki müşterininkine benzer şikâyetlere sizler de maruz kalmayın diye…

• Neden toplantı yapıyoruz?
• Neden sık, sık toplantılar yapıyoruz?
• Neden uzayan, sıkıntı verici ve çoğu zaman da sonuçsuz toplantılar yapıyoruz?
• Nelere dikkat edelim ki bu hatalarımız azalsın?

İşte bu sorulara kısa ve pratik cevaplar vermeye çalışacağım:

Neden toplantı yapıyoruz sorusunun çeşitli yanıtları vardır. Sırası ile;
1. Bilgilendirme Toplantıları.
2. Sorun Arama Toplantıları.
3. Sorun Çözme / Çare Arama Toplantıları.
4. Geliştirme İyileştirme Grupları Toplantıları (2. ve 3. sıradaki konuları içeren periyodik ve sistematik toplantılardır)
5. Koordinasyon (Ne Yaptık? Ne Yapacağız) Toplantıları.
6. Bu Gün …..Günü Toplantıları (Rutin ve Genelde Anlamsız Toplantılar.)
En çok rastlanan ve bezdirici olanlar da şüphesiz; “Battık Batıyoruz” ve “Satamıyoruz” toplantıları ile; bunların türevi olan; “Fırça Toplantıları”dır.

Toplantı topluca bilgi vermeye yarıyor olsa da; günümüzde bilgilerin yöneticilerce bire-bir takım arkadaşlarına verilmesi ve bire-bir diyalog ortamı yaratılması çok daha iyi sonuçlar vermektedir. Kaldı ki; şirket içi iletişim ve bilişim sistemleri (intranetler vb.) zaten genel ve standart uygulamalar ile ilgili haberleri yaymakta yeterlidir. Yine de önemli haber ve gelişmeler, Yönetici / Takım Kaptanı tarafından takımındakilere yüz yüze ve bire-bir duyurulmalıdır. Böylesi daha da etkili ve doğru olur. Aksi takdirde toplantılar, toplu demotivasyon yaşanan platformlara dönüşmektedir. Zaten genelde de ‘kötü haber verme’ veya başta da değindiğim gibi; ‘Topluca Fırça Atma Aracı’ olarak kullanılmaktadırlar.
Bana sorarsanız en etkili ve yeterli toplantılar, her sabah 20 dakika, en fazla yarım saatte biten dün ne yaptık, bu gün ne yapıyoruz, başlıklı koordinasyon toplantılarıdır. Bunun dışında; Geliştirme Çalışmaları İçin Yapılan ‘Topluca Çare Bulma’ konulu toplantılardan gayrısının üzerinde tekrar, tekrar düşünmek gerekir. Zira bu toplantılar genelde de gereksiz toplantılar olmaktadır. Bu gün bir yöneticiye doğrudan bağlı eleman sayısı iki elin parmaklarını geçmeyecek sayıdadır. Durum böyle olunca da sabahları yapılacak kısa ve etkili “Dün Ne Yaptık? Bu gün Ne Yapıyoruz?” toplantıları verimli, etkili ve yeterli olmaktadır. Elbette aylık veya en fazla üç aylık genişletilmiş koordinasyon toplantıları yararlı olabilirler.
Fakat bu toplantılarda da toplantı adabına ve gereklerine uyum aranmalıdır. Aksi takdirde onlarca kişinin vakit kaybı oluşurken “abesle mi iştigal ediyoruz?” kuşkuları doğmaktadır.

NE YAPALIM Kİ; TOPLANTILAR VERİMLİ OLSUN?
Toplantının teknik ve mekanik yönü dikkate alındığında gördüğüm önemli hatalar ve çareleri şunlardır:
1. Gereksiz (İlgisiz veya dolaylı ilgili olan) kişilerin çağrılması. Oysa; toplantılara az sayıda, doğrudan ilgili kişiler çağırılmalı.
2. Yeterince önceden haberdar etmemek. Özellikle, rutin dışı toplantılarda; mutlaka en az bir hafta önceden haber verilmelidir.
3. Toplantı konusu ve gündeminin çağrıda belirtilmiş olmaması. Oysa davette, mutlaka toplantının amacı ve konusu, hatta temel gündem ve akış belirtilmelidir.
4. Toplantılar zamanında başlamıyor. Altı kişilik bir toplantıda 20 dakika gecikme tam iki adam saate mal olur. Toplantılar mutlaka vaktinde başlamalıdır. Özellikle de yurdumuzda gördüğüm hata; Üst Düzey Yöneticinin geç kalma durumudur. Bu her şeyden önce ayıptır ve ‘imam ile cemaat’ benzetmesi de dikkate alınarak, asla olmaması gereken durumdur.
5. Toplantı başlarken; gündemin açıklanmaması. Mutlaka yazarak açıklanmalıdır.
6. Toplantı başkanı, yazmanı ve varsa / gerekiyorsa yönlendiricisi toplantının başında belirlenmelidir.
7. Gündem ve ana akışa ilave yapmak isteyenler olup, olmadığı sorulmamaktadır. Mutlaka sorup, varsa ilaveler yapılmalıdır.
8. Gündem maddelerinin, yaklaşık ne kadar görüşüleceği sorulmamaktadır. Oysa, mutlaka her bir madde için bir zaman öngörülmeli ve gündem maddesinin yanına yazılmalıdır.
9. Gündem akıp giderken, zamana uyulmalı ve başkan ya da yönlendirici tarafından, öngörülen zaman ve kullanılan zaman konusunda uyarı yapılmalıdır.
10. Toplantı saatlerce sürmektedir. Oysa, asla toplamı 3 saat ve her bir oturumu da birer saati aşmamalıdır. Eğitim ve Seminer bağlamındaki toplantılar dahi; günde altı saati aşmamalıdır. İdeal durum; bir saat oturum; on veya on beş dakika ara olmak üzere altı adet oturumdur.
11. Toplantılar, bazen; başka ve önemli bir toplantının önünde öncesinde yapılmaktadır. Oysa çok kısa bir toplantı bile, daha önemli bir başka toplantının öncesine konmamalı, daha doğrusu sıkıştırılmamalıdır.
12. Toplantılarda görevlendirilecek ve bir sonraki toplantıya dek, hazırlayacak kişilere görevler sözel verilmektedir. Görevler mutlaka yazılı ve ilgili kişiye özel verilmelidir.
13. Görevlendirmelerde, ek yetki vermek gerekiyorsa unutulmaktadır. Oysa kaynak kullanma izni demek olan yetkiler, yine yazılı olarak ilgili kişiye ‘görevi ile birlikte’ verilmelidir.
14. Kullanılan arama ve / veya sorun çözme araçları veya yöntemler, hatalı ve yersiz olarak kullanılmaktadır. Oysa sorun çözme veya arama yöntemleri, bilimsel gereklerine uyularak ve en uygun araç seçilerek yerli yerinde uygulanmalıdır.
15. Toplantı sonunda özet yapılmamaktadır. Oysa; her toplantı sonunda, toplantı amacı ve elde edilen sonuçlar ile, açık ve sonuçsuz kalan noktalar net olarak belirtilip, toplantı özeti yapılmalıdır.
16. Toplantı sonuçları ve görüşülenler, en geç 24 saat içinde yazman tarafından tüm katılımcılara ve ilgililere ulaştırılmalıdır.
17. Bir sonraki toplantı olacaksa, herkes oradayken tarih belirlenmemekte toplantı ‘ileride belirsiz bir tarihe’ bırakılabilmektedir. Oysa herkes oradayken ajandalara bakılıp, en uygun gün belirlenip, daha sonra da değiştirilmemelidir.
Bu teknik yön eksikleri, yapabileceğiniz kontrol listesi ve bu listeye uymak yoluyla çözülebilir.

TOPLANTININ İNSANÎ VE İLETİŞİM YÖNÜ DİKKATE ALINDIĞINDA GÖRDÜĞÜM ÖNEMLİ HATALAR VE ÇARELERİ ŞUNLARDIR:
- Toplantılar benlik ‘ego’ yarıştırma arenalarına dönebilmektedir. Çaresi başkan veya yönlendiricinin bu konuyu ikaz ederek, çatışma önlemesidir.
- Bazı belirli kişiler, sazı alıp susmazken, bazıları da adeta orada yokmuş gibi sessiz ve hatta ilgisiz kalabilmektedirler. Oysa yönlendirici, mutlaka her katılanın dengeli bir şekilde konuşmasını sağlamalı, her fikrin değerli olduğu sürekli hatırlatılarak, unutulmamalıdır.
- Katılanların, vücut dili ve yüz ifadeleri gözden kaçmaktadır. Yüz ifadeleri ve söylenemeyen şeylere ilgisiz kalınmamalıdır. Başkan veya yönlendirici, katılan grubu açık olmaya davet ve teşvik etmelidir.
- Kişiler, özellikle toplantıya başkanlık eden kişi ‘Ebeveyn Egosu’ kullanabilmektedir. Oysa bu durum ya çatışmalara veya daha da fazla olmak üzere, sessizlik ve fikirsizliğe yol açmaktadır. Başkan başta olmak üzere, ‘Yetişkin Egosu’ kullanmaya özel gayret sarf edilmelidir.
- Farklı yaklaşım ve fikirler, adeta doğmadan boğulmaktadır. Oysa her fikir ve hatta ‘sivri görünen fikirler’ bile, dikkatle ele alınmalıdır. Toplantıların bu insani ve iletişim ile ilgili yönü, çok daha önemli olup, verimliliği doğrudan etkilemektedir. Bu nedenle toplantılarda deneyimli bir ‘yönlendirici’ bulunması yararlı olmaktadır. Yönlendirici, katılımı sağlarken, yukarıda saydığım önemli noktaları dikkatle gözleyerek, konuşma, susma, fikir üretme ve itirazlar gibi durumlarda ‘olması gereken’ şekli usturuplu bir şekilde hatırlatarak, hem toplantı verimini artırmakta hem de toplantı ve iletişim adabını bir firma kültürü haline getirebilmektedir.
Sonuç; toplantıların teknik yönleri de insanî ve iletişimsel yönleri de gerektiği gibi olmadıkça toplantılar verimsiz, iç ve dış müşteriye verilmesi gereken zamanı çalan, bezdirici ve ‘iş olsun diye’ vakit öldürülen platformlar olarak, işletmelere doğrudan zarar yazmaktadırlar. Buna karşılık; daha az sayıda, çok daha kısa süren, verimli toplantılar ise, koordinasyonu, bilgileşmeyi, çok sağlam ‘yeni fikirleri’ her anlamda sinerjiyi en önemlisi de takım olma bilincini artırmaktadır.

Ahmet Levent Öner
Uzman Eğitmen & Kıdemli Danışman
Stratejik Eğitim ve Danışmanlık
ahmet.oner@stratejikegitim.com