Ahmet Levent ÖNER
Uzman Eğitmen & Kıdemli Danışman
Stratejik Eğitim ve Danışmanlık

Öneri; en yalın anlatımı ile, mevcut bir durum veya prosesin hatalı, eksik veya zararlı olduğunu görerek, bu konuda ‘düzeltici’ veya ‘iyileştirici’ fikirler vermektir.

Stratejik Eğitim ve Danışmanlık firmasından Uzman Eğitmen & Kıdemli Danışman Ahmet Levent Öner, öneri konusunu yukarıdaki tanıma ek olarak şöyle tanımlıyor: 
Hatalı ve insana, makinaya, sisteme veya malzemeye zarar veren, sonuç olarak da, sağlığa zararlı olabilecek ya da, ıskarta ve firelere neden olabilecek ya da; enerji veya malzemeyi gereksiz kullandıran, zaman para kaybettiren ve nihayet kalite veya verimi düşüren her hangi bir durum veya uygulamada ‘sorunu net olarak ortaya koyan ve içinde en az iki adet somut ve net çözüm barındıran’ ifadeler.

Öneri kutuları, tıpkı ‘ayın personeli’ uygulamaları gibi bazen doğmadan ölen, bazen de ‘sakat doğarak’ kısacık, verimsiz ömürler süren işletme uygulamalarındandır. Uygulamanın amacı, tabii ki; çalışanların katılımını ve işlere aktif katkılarını sağlamaktır, ‘işi en iyi işi yapmakta olanın bileceği’ gerçeğine dayanan bu uygulama neden zordur? Neden bazen de hiç sonuç vermez ki? Buradaki genel ve temel sebepler ve bunlardan doğan yan sebepler konusunda fikirlerimi paylaşarak, her zaman olduğu gibi, sonuç alabileceğiniz öneri sisteminin kurulması ve devam edebilmesi için gereken şartları hatırlatacağım.
Öneri sistemi kurulacak işletmelerde gerçek bir şeffaflık yoksa, yönetim merkeziyetçi ve klasik tarzda ise, ‘çözüm arama ve neden oldu?’ kültürü yoksa, bunun yerine; ‘suçlu arama’ alışkanlığı varsa sistem ve öneri kutuları işe yaramayacaktır.

Benzer şekilde, işletmede yaygın bir ‘liderlik kültürü’ yoksa, ‘dediğim dediktir. Kardeşim / memurum, işçim sen kafanı yorma tarzı’ yaygınsa kutular ve sistem yine çalışamayacaktır.
Doğal olarak yine, liderlik ve hatta ‘etkin liderliğe’ bağlı olan, takdir etme ve tanıma alışkanlığı yok ise, bunun yerine, sürekli hata bulma ve yerme, küçük ve değersiz görme, alışkanlığı yaygınsa sistem gene ölü doğacaktır.
İşletmede birkaç çok bilen ve fakat nedense öğretmeyen / öğretemeyen ve buna karşın birçok da bilgisiz, beceriksiz ve bunların sonucu yetersiz olan ya da öyle zannedilen çoğunluk varsa, yine bu sistem oluşamayacaktır. Çalışmayacaktır.
“Öneri sisteminin ne olduğu? Önerinin ne demek olduğu? Öneri sisteminden ne beklendiği ve sistemin nasıl çalışacağı?” gibi konular da önceden planlanmamışsa ya da, planlansa da, tüm personele ciddiyetle ve ‘bir eğitim şeklinde’ duyurulmamışsa, maalesef sistem ya ölü doğacak ya da çalışmayacaktır.

ÖNERİ KOMİTESİ OLUŞTURULMAMIŞSA SİSTEM ÇALIŞMAZ
Yukarıdaki paragrafa bağlı olarak, bir öneri komitesi oluşturulmamışsa sistem çalışmaz. Öneri komitesi varsa ve fakat çalışmıyor, rutin işleri bahane ediyorsa, düzenli olarak toplanmıyorsa işler gene yokuşa sarar. Öneri komitesi toplansa da, verimli çalışmaz ve tüm önerileri değerlendiremez ise, sistem uzun vadeli sonuç vermez.
Öneri verenlerden ilk sıraya girerek; birinci, ikinci ve üçüncü olanlar dışında diğer tüm öneri sunanlara geri dönülerek, çok kısaca da olsa bilgi verilmez ise işler yine zorlaşacaktır. Bu sistemde geri dönüş ve bilgilendirme yok ise, işler durur. Önerileri seçilenlerin buldukları düzeltici çözümler, eğer bekler, uygulanmaz ve araya uzun zaman girerse, öneri sistemi sakatlanır ve ölebilir. Önerileri derece alanlara, mutlaka ödül verilmelidir. Ödül olmayan ve sadece ‘isim duyurma’ şeklinde kalan ‘cimri’ sistemler de yaya kalır ve öneri sunanların ‘Bu işletmede de bir koyundan değil iki, üç hatta beş post çıkartmaya kalkıyorlar…’ serzenişleri baki kalırken, öneriler azalır ve biter.
Farklı ve çok çeşitli sistemler uygulamaya kalkan ve her birini, bin bir bahane ile yarım bırakan işletmelerde de öneri sistemleri ya güdük kalır, ya da doğmadan ölebilir.

Aşağıda sıralanacak maddelere bakarak, önce gerekli alt yapıyı ve işletme içi iklimi oluşturursanız, sizler de çalışan, sonuç veren ve ‘kazançlarınızı artıran’ bir öneri sistemine kavuşursunuz. Önerileri almak ve bunlardan ‘sağlıklı, kalıcı kazançlar sağlamak’ Japonya’da da, Kore’de de, yurdumuzda da hatta ABD’de de yaşanmış ve yaşanmakta olan bir işletme gerçeğidir. Bunları dikkate almayan, yapmayan veya eksik yapan işletmeler ise, öneri kutularına yaptıkları masrafla kalmaktadırlar. Öneri kutularında öneri yerine sadece şikâyetler ve aksaklıklar ile ilgili serzenişler atılabilmektedir.

PEKİ NELER YAPILMALI?
Patron ve yöneticiler olarak, yapmanız gereken işler, kısa ve net olarak aşağıda sıralanmıştır:

Her şeyden önce ‘kafa’ ve ‘düşünce tarzı’ kısaca; ‘dünyaya bakışınız’ uygun olmalıdır.
Moda için, birileri yapmış, fena da sonuç almamış, hele biz de bir deneyelim diyerek yapılan işler sonuç vermez. İnsana gerçekten değer veren ve ‘şeffaf’ bir yönetim anlayışınız olmalıdır. Bunlar yoksa, kimse ek gayretler göstermeyecektir.

İşletmenizde, ‘liderlik kültürü’ olmalıdır.
Bu alt yapı, işletmede gerçek bir ‘takım ruhu’ olmasına yardım eder. Organizasyonunuz, sürekli ‘öğrenen’ bir yapıya kavuşur. Ancak bu durumda ‘öneri’ almak, önerileri çeşitlendirmek ve ‘süreklilik sağlamak’ kabil olur.

Takdir kültürü olmalı ve yaygınlaştırılmalıdır.
Takdirin olmadığı ve insanların benimsenip, gerçekten aileden / O işletmeden oldukları hissedilmeyen işletmelerde, öneri sistemleri de, diğer katılımcı yönetim sistemleri de yerleşip, yeterince gelişemez.

Öğrenme ve öğrendiklerini aktarma alışkanlıkları olmalıdır.
İşletmede bilgi saklama, ortaya çıkmama ve ‘kapalılık’ varsa bir yandan ‘gizli gündemler’ hataları örtme / saklama ve kuyu kazma alışkanlığı oluşurken, bir yandan da hata yakalama ve ‘yerme’ kültürü yaygınlaşacaktır. Bu durumlarda da öneri beklemek zorlaşır. Eğitim ve eğitilenlerin ‘davranış değiştirip, geliştirmeleri’ bir kültür olarak yerleşmeli ve yaygınlaştırılmalıdır.

“Öneri ne demektir? Öneri sistemi nasıl çalışacaktır? Sistem işletmeye ve çalışanlara ne kazandıracaktır?” sorularına cevap veren yaygın bir tanıtım ve eğitim yapılmalıdır.
Tanıtım ve açıklamalar yoksa veya eksikse sisteminiz ölü doğacaktır. Yaygın ve yeterli tanıtım ise, sistemin daha da sağlıklı ve ‘işe yarar’ olmasını sağlayacaktır.

Sistemde, en az üç kişiden oluşmuş bir ‘öneri değerlendirme komitesi’ olmalıdır.
Öneri sistemlerinin çalışması ve daha da fazla verimli olması için, teknik kişilerden de oluşan ve ‘işletmeyi’/’prosesi’ çok iyi bilen insanlardan seçilecek bir değerlendirme kurumu olmalıdır. Bu kurul en az üç kişi olmalı ve diğer rutin işlerinin yanında ‘öneri değerlendirme’ görevine de her ay en az iki tam
gün ayırmalı, programlarını buna göre yapmalıdırlar. Bazı büyük işletmelerde bu iş için haftada bir gün bile yetersiz olmaktadır. Ancak komite olmadan da ‘öneri sistemi’ olmaz! Bu unutulmamalıdır.

Öneri komitesi mutlaka toplanmalı ve önerileri seçip sıralamalıdır.
Komitenin en az üç kabilse daha fazla kişiden oluşturulması, hem seçimin daha rasyonel olabilmesini sağlarken, hem de bir kişi eksik olsa da değerlendirmelerin ‘bir ölçüde’ yapılabilmesini sağlar. İşler ve ‘rutin’ bahane edilerek, toplanamayan veya seçimi başaramayan komiteler, Bir buçuk asır önce Napoleon’un dediği gibi “İşlerin olmamasını sağlıyor” demektir.

Komite temel görevlerini yapmalıdır. Bunlar nelerdir?
Öneri Komitesi, mutlaka ilk üç öneriyi seçtikten başka, diğer öneri sahiplerine de, ulaşarak, önerileri için ‘her defasında’ teşekkür etmeyi ve ‘önerilerinin kısaca neden bu dönem/ay dikkate alınamadığını’ anlatmayı planlamalı ve bunu sağlamalıdırlar. Seçilen ve dereceye giren ilk üç önerinin nasıl ve hangi
takvim içinde uygulanacağı, planlanarak öneriler tabii öncelikle ‘bir numarayı alan’ mutlaka uygulanmalıdır. Zaman geçip de öneri hayata geçmez ise, öneri sisteminiz ‘hastalanacak’ ve önerilerin sayısı da kalitesi de azalacaktır.

Öneriler ödüllendirilmelidir.
Derece alan öneriler, önerinin getirdiği kazanca bakılarak ‘ekstra sarı zarf’ veya tüm personele ilan edilecek bir ödül ile ciddi bir karşılık bulabilmelidir. Rutin olarak da; önerilerin ilk üç sırası için standart bir maddi ödül konulabilir, hatta konmalıdır. (Tam Cumhuriyet altını, yarım ve çeyrek gibi…)

İşletmede daha önce ‘bin bir sistem ve yenilik’ denenmiş fakat vazgeçilmiş olunmamalıdır.
Öneri sistemleri diğer bazı ‘Katılımla iyileştirme ve geliştirme sağlama sistemleri’ gibi; verim, sağlık, motivasyon, dirlik ve düzenlik sağlamaya ve nihayet verimi artırarak kaliteyi ve kapasite kullanımını artırmayı hedefler. Öneri sistemi yalın olarak ‘tek başına’ kullanılabileceği gibi, geçen ayki yazımda bahsettiğim, QCC, 5S, TPM ve JIT gibi sistemlerin işletmede uygulanması ve yaygınlaştırılması için de ‘yan’ ve ‘ek’ sistem olarak uygulanmaktadır. Her nasıl olursa olsun, işletmeniz daha önce bazı sistemleri uygulamaya kalkıp, tipik bir ‘maymun iştahlılık’ sergileyerek, yarım bırakmış ve vazgeçmişse, ‘öneri sistemi’ de gereken ilgiyi ve motivasyonu yaratamayacaktır. Çünkü ‘İşletmelerdeki maymun iştahlılık’ sendromu en başta saydığım, yöneticilerin kafa yapısına, felsefesine ve liderlik eksikliğine bağlıdır. Öncelikle bunlar değiştirilmeli ve tedavi edilmelidir… Bunlara dikkat eder ve uygularsanız, öneriler alırsınız, dahası bu öneriler artar, çeşitlenir ve kaliteleri de her gün gelişir.

Tüm pazarlama haberleri için -tıklayın-

Son dakika haberleri için -tıklayın-